Hugo Lascarro Polo – Abogado laboralista
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Introducción
Las
horas extras son uno de los temas que más conflictos generan en los procesos
laborales colombianos — y no porque la norma no exista, sino porque probarlas
siempre ha sido difícil. La Reforma Laboral, Ley 2466 de 2025, hizo dos cambios
importantes: eliminó la necesidad de permiso del Ministerio del Trabajo para
autorizar horas extras y fortaleció las obligaciones de registro a cargo del
empleador. Y la Corte Suprema tiene una posición clara sobre qué hay que
demostrar para que se condene su pago. Aquí está el mapa completo.
La
evolución histórica: de exigir permiso a eliminar el permiso
La historia
del trabajo suplementario en Colombia estuvo marcada durante décadas por la
intervención administrativa previa.
El CST
en su versión original permitía hasta cuatro horas diarias de trabajo
suplementario — pero solo con autorización expresa del Ministerio del Trabajo.
El Decreto
13 de 1967 amplió eso: las horas extras podían exceder los límites
ordinarios solo con autorización del Ministerio, y no podían pasar de 12 horas
semanales. El empleador debía llevar un registro diario detallado — nombre,
edad, sexo, actividad, horas diurnas o nocturnas y liquidación del recargo.
La Ley
2466 de 2025 da el paso definitivo: no se requerirá permiso del
Ministerio del Trabajo para laborar horas extras. El empleador ya puede
autorizar trabajo suplementario sin trámite administrativo previo.
¿Por qué el cambio? El permiso previo era una carga burocrática que en la práctica nadie cumplía — las horas extras se trabajaban de todas formas, con o sin autorización. Eliminar el requisito no desregula el trabajo extra — simplemente reconoce la realidad y traslada el control hacia el registro posterior y las sanciones por incumplimiento.
La
obligación de registro: más flexible pero más exigible
El artículo
12° de la Ley 2466 modifica el numeral 2° del artículo 162 del CST en lo que
respecta al registro de horas extras. La nueva redacción tiene dos
características que conviene distinguir:
Más
flexible en la forma: el
empleador puede llevar el registro de acuerdo con sus propias necesidades y
condiciones empresariales. Ya no hay un formato único ni una exigencia de
registro diario estricto como la del Decreto 13 de 1967. El cómo queda en manos
del empleador.
Más
exigible en el contenido y las consecuencias: el registro debe especificar el nombre del trabajador, la actividad
desarrollada y el número de horas laboradas con indicación de si son diurnas o
nocturnas. Y hay dos obligaciones nuevas con consecuencias concretas:
El
empleador debe entregar al trabajador que lo solicite una relación de
las horas extras laboradas — con las mismas especificaciones — junto con el
soporte que acredite el correspondiente pago. No es potestativo: si el
trabajador pide, el empleador debe entregar.
Si las
autoridades judiciales o administrativas lo requieren, el empleador está obligado
a aportar el registro. Si no lo hace, el Ministerio del Trabajo puede
imponer las sanciones correspondientes.
Y la sanción más llamativa para quien no paga las horas extras: el Ministerio puede suspender la facultad del empleador de autorizar trabajo suplementario por seis meses. Eso no es menor — para empresas que dependen del trabajo extra para operar, esa sanción tiene impacto operativo real.
Lo
que la Corte Suprema exige para que se condene el pago: la carga probatoria
Tener
derecho a las horas extras y que el juez las condene son dos cosas distintas.
La Sala de Casación Laboral ha establecido una línea clara sobre lo que debe
probarse — y es el trabajador quien carga con esa prueba.
En la
Sentencia SL1225 del 2 de abril de 2019 (rad. 69487), la Corte estableció tres
condiciones que deben acreditarse simultáneamente:
Primera:
permanencia en la labor durante horas que exceden la jornada. No basta decir que trabajó horas extras. Debe
demostrarse que efectivamente estuvo en su labor durante ese tiempo adicional —
no en descanso, no en actividades personales.
Segunda:
cantidad exacta de horas. El número
de horas extras debe ser determinado con exactitud en la fecha de su causación.
El juez no puede establecerlas con base en suposiciones o conjeturas. Si el
trabajador dice "trabajé aproximadamente dos horas extra al día", eso
no es suficiente. Debe poder precisarse cuántas horas, en qué fechas.
Tercera:
orden o consentimiento del empleador. Las horas
extras deben haber sido ordenadas por el empleador o al menos consentidas
tácitamente. Y deben haberse dedicado a las labores propias del trabajo — no a
cualquier otra actividad. Si el trabajador se quedó en la oficina por
iniciativa propia resolviendo asuntos personales, eso no genera la obligación
de pago.
La
dinámica probatoria y el registro como herramienta del trabajador
Aquí hay
una conexión importante entre la nueva obligación de registro y la carga
probatoria.
Bajo la
nueva norma, el empleador debe llevar el registro y entregarlo al trabajador
que lo solicite junto con el soporte de pago. Eso significa que si el
trabajador solicitó el registro y el empleador no lo entregó, hay un
incumplimiento de una obligación legal — que puede tener consecuencias
procesales.
Aunque la
carga de probar las horas extras sigue siendo del trabajador, la omisión del
empleador en entregar el registro puede ser valorada por el juez como un
indicio en favor del demandante. No invierte la carga — pero pesa.
Para los
trabajadores: cuando sospechen que no les están pagando las horas extras
correctamente, solicitar el registro por escrito es el primer paso. Si el
empleador no responde o entrega documentación incompleta, eso queda documentado
para el proceso.
Para los
empleadores: el registro no es solo una formalidad. Es la primera línea de
defensa en cualquier proceso por horas extras. Un registro bien llevado, con
firmas o confirmaciones del trabajador, puede ser determinante en el proceso
judicial.
Lo
que implica la eliminación del permiso en la práctica
La
eliminación del permiso del Ministerio no significa que las horas extras sean
ilimitadas o que el empleador pueda exigirlas sin consecuencias. El límite de
horas extras sigue existiendo — la Corte Suprema y el Código Sustantivo del Trabajo
mantienen ese techo. Lo que desaparece es el trámite administrativo previo.
Lo que sí
tiene dientes es la sanción posterior: si se demuestra que el empleador no
remuneró el trabajo suplementario, el Ministerio puede suspenderle la facultad
de autorizar horas extras por seis meses. Una sanción que combina el
cumplimiento normativo con el impacto operativo.
Conclusión
La Reforma
Laboral simplificó el régimen de horas extras — eliminó el permiso previo y dio
más flexibilidad en el registro — pero no lo desreguló. Las obligaciones de
registro son más exigibles, las sanciones tienen más dientes y la carga
probatoria para quien las reclama sigue siendo estricta. Para el trabajador, la
clave es documentar desde el principio. Para el empleador, la clave es
registrar correctamente y pagar oportunamente. Si tienes un caso donde se
discuten horas extras sin pagar, escríbeme. La estrategia probatoria define ese
tipo de procesos desde el primer día
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