Hugo Lascarro Polo – Abogado laboralista
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Introducción
Antes de demandar a una entidad pública en materia laboral — el Estado, una alcaldía, una entidad territorial, cualquier ente de la administración pública — hay un paso previo que no puede saltarse: la reclamación administrativa. No es un formalismo menor. La jurisprudencia la ha calificado como un factor de competencia del juez laboral — y si no se cumple, la demanda se rechaza de plano. La Ley 2452 de 2025 trae un cambio relevante frente al régimen anterior, y hay una providencia reciente de la Corte Suprema que precisa cómo opera cuando se hace por medios virtuales.
¿Qué es la reclamación administrativa y cómo se agota?
La reclamación administrativa es, en su esencia, algo muy sencillo: una petición escrita del servidor público, trabajador, afiliado, pensionado o beneficiario dirigida a la entidad pública, en la que expone el derecho que pretende reclamar.
No se necesita formato especial, ni lenguaje técnico, ni apoderado. Es el simple reclamo escrito — como lo definía el artículo 6° del Decreto 2158 de 1948 y como lo reitera ahora el artículo 11° de la Ley 2452 de 2025.
Se agota de dos formas: cuando la entidad la decide expresamente, o cuando transcurre un mes desde su presentación sin que haya sido resuelta. En ese segundo caso opera el silencio administrativo negativo — se entiende negada — y el trabajador queda habilitado para demandar.
La Corte Constitucional, en la Sentencia C-792 de 2006, precisó algo importante sobre ese silencio: es potestativo del administrado. Eso significa que si el trabajador prefiere esperar una respuesta formal y expresa de la entidad — en lugar de acudir al silencio — puede hacerlo. Y si espera, la suspensión del término de prescripción se extiende por todo el tiempo que tome la entidad en responder.
El cambio de la Ley 2452: ya no es requisito de procedibilidad
Aquí está la diferencia más significativa entre el régimen anterior y el nuevo.
El artículo 6° del Decreto 2158 de 1948 — modificado por la Ley 712 de 2001 — decía que las acciones contra el Estado solo podrán iniciarse cuando se haya agotado la reclamación administrativa. Esa redacción generó la discusión sobre su naturaleza jurídica: ¿es requisito de la demanda, presupuesto de la acción o factor de competencia?
La Corte Suprema resolvió esa discusión de forma consistente: es un factor de competencia. Mientras no se agote, el juez laboral no puede conocer el conflicto — y si advierte que no está demostrado, debe rechazar la demanda de plano por falta de competencia, conforme al artículo 85 del CPTSS.
La Ley 2452 de 2025 mantiene la exigencia pero le cambia la redacción de forma relevante: las acciones contenciosas contra el Estado se iniciarán cuando se haya agotado la reclamación de derechos, sin que en ningún caso sea requisito de procedibilidad.
Esa última frase — "sin que en ningún caso sea requisito de procedibilidad" — genera debate. ¿Cambia la naturaleza jurídica de la figura? ¿Ya no puede rechazarse la demanda por no haberla agotado? Es una discusión que la jurisprudencia tendrá que definir con la Ley 2452 en vigor aunque sigue en mi criterio continua siendo una etapa previa necesaria.
La reclamación virtual y dónde se entiende presentada
La Ley 2452 incorpora una novedad que el Decreto 2158 no contemplaba: cuando la reclamación se hace a través de medios virtuales, se entiende presentada en el domicilio del iniciador — es decir, del trabajador o beneficiario que la envía.
Eso tiene consecuencias prácticas en materia de competencia territorial. Si la reclamación define el lugar de presentación y ese lugar es el domicilio del iniciador, puede afectar cuál juez tiene competencia para conocer el proceso.
La Corte Suprema, en la Providencia AL1056-2026, retomó lo dicho en AL1456-2022 para precisar el marco de la Ley 527 de 1999 — la norma que regula los mensajes de datos y el comercio electrónico. Su artículo 25 establece que el mensaje de datos se tiene por expedido en el lugar donde el iniciador tenga su establecimiento y por recibido donde lo tenga el destinatario. Si el destinatario tiene varios establecimientos, se entiende recibido en el que guarde relación más estrecha con la operación subyacente.
Aplicado a la reclamación laboral: el correo electrónico o mensaje enviado por el trabajador a la entidad pública se expide desde el establecimiento del iniciador — que en el caso de una persona natural es su domicilio — y se recibe en el establecimiento de la entidad que tenga relación más estrecha con el derecho reclamado.
Lo que esto implica en la práctica
Para los trabajadores y servidores públicos: antes de demandar a una entidad pública, deben tener prueba de la reclamación administrativa — la petición escrita y la constancia de su presentación. Sin eso, el proceso no arranca bien. Y si se hace por correo electrónico, guardar el mensaje enviado con fecha y hora es esencial.
Para los abogados: el cambio de redacción de la Ley 2452 — "sin que en ningún caso sea requisito de procedibilidad" — es un argumento que algunos van a usar para sostener que el rechazo de plano ya no procede. Anticipar esa discusión y estar preparado para responderla en audiencia va a ser necesario mientras la jurisprudencia la define.
Para las entidades públicas: el silencio administrativo negativo habilita al trabajador para demandar. Responder dentro del mes no solo es una obligación legal — es una forma de evitar que el conflicto llegue al juzgado sin posibilidad de solución previa.
Conclusión
La reclamación administrativa previa al proceso laboral contra el Estado sigue siendo necesaria con la Ley 2452 de 2025 — pero su naturaleza jurídica queda en debate por el nuevo texto. Lo que no cambia es lo fundamental: sin ella, el proceso no está bien constituido. Y con la virtualidad como canal válido de presentación, la prueba del envío y recepción cobra más importancia que nunca. Si vas a demandar a una entidad pública o tienes dudas sobre si agotaste correctamente esta etapa, escríbeme. Un error en este paso puede costar el proceso entero.
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