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Hugo Lascarro Polo
Abogado Especialista en Derecho Laboral y Seguridad Social. Creador de contenido educativo jurídico en redes sociales.
Con la expedición de la Ley 2466 de 2025, el país dio un paso decisivo hacia la formalización y trazabilidad de las jornadas laborales. El artículo que regula el registro obligatorio de horas ordinarias y extras transforma una práctica históricamente informal —la anotación manual o verbal— en un deber legal de precisión, transparencia y control.
En adelante, cada
empresa debe demostrar cuándo, cómo y por qué se laboraron horas extra,
garantizando no solo el pago correcto de recargos, sino el acceso del
trabajador a la información.
Esto implica un cambio cultural profundo: pasar del cumplimiento reactivo (para
evitar sanciones) a una gestión preventiva de la jornada laboral,
centrada en la confianza, la tecnología y los derechos humanos.
La implementación no se reduce a
instalar un reloj biométrico o activar un módulo digital; exige un plan estructurado de diagnóstico, prueba y
control. A continuación, una síntesis técnica del proceso que toda
organización debería seguir:
1.
Diagnóstico y diseño
Evaluar
cómo se registran hoy las horas: ¿se usa Excel, fichaje digital, planillas
físicas?
Identificar brechas frente a la ley (por ejemplo, si no se entregan reportes al
trabajador o si no hay evidencia de aprobación). Definir si el modelo será 100 % digital o mixto, diseñar los
formatos legales —con campos para actividad, fecha, recargos, comprobante— y
formalizar políticas internas sobre registro y custodia.
2. Piloto
y ajuste
Aplicar
el nuevo sistema en un área o grupo durante un periodo corto.
Capacitar jefes y empleados, registrar todas las horas extra bajo el nuevo
esquema y comparar resultados.
Corregir errores de interfaz, tiempos o validaciones.
3.
Implementación general
Escalar
el sistema a toda la empresa, garantizando que cada trabajador pueda consultar su historial de horas extra y
pagos asociados. Definir roles de control interno y mecanismos de
respaldo digital o físico.
4. Auditoría y mejora continua
Establecer
revisiones periódicas para verificar consistencia entre registro y nómina.
Cruzar datos, detectar horas sin pago o pagos sin registro, y capacitar
continuamente al personal.
Se puede usar software o
módulos integrados en la nómina que registren hora de inicio y fin evita
errores y facilita auditoría que advierta automáticamente si se exceden los
límites legales (2 diarias o 12 semanales) o si no se reportan recargos nocturnos.
Así como que permita la consulta directa del registro de horas con el fin de fortalecer
la confianza y reducir reclamaciones. Ese sistema debe guardar autorizaciones,
soportes de pago y firmas digitales para garantizar la defensa ante
inspecciones del Ministerio de Trabajo. De igual manera, debe determinar quién
reporta, quién aprueba, quién audita.
La empresa a su vez, debe
capacitar en conceptos de “hora extra”, “recargo nocturno” y “actividad
desarrollada” para evitar errores costosos, así como tener los registros
organizados y accesibles con el fin de evitar sanciones y facilitar la defensa
en procesos laborales.
Aunque la Ley 2466
moderniza el control de jornada, su efectividad dependerá de la capacidad de
las empresas para integrar tecnología con cultura de cumplimiento.
Sin acompañamiento jurídico ni digital adecuado, muchas organizaciones podrían
caer en el “cumplimiento de papel”: formatos llenos, pero sin trazabilidad
real.
Además, el Ministerio de
Trabajo deberá definir protocolos claros para evitar interpretaciones
contradictorias entre inspectores y garantizar seguridad jurídica.
De lo contrario, el avance normativo podría convertirse en una nueva fuente de
sanciones arbitrarias.
El cumplimiento no debe verse como una carga, sino como una oportunidad para fortalecer la confianza entre empresa y trabajador, mejorar la productividad y blindar jurídicamente la organización.
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